Sistema de Automação Comercial: o que é e como funciona?
Pense em uma empresa grande e que possua uma operação comercial, agora imagine quantos processos diários existem na área comercial e na rotina de trabalho dos profissionais de vendas envolvidos?
Bastante, né?
Realmente, fazer tudo isso de forma manual demanda bastante tempo e pessoas. E foi exatamente por isso que surgiram os sistemas de automação comercial!
Se você trabalha ou é responsável por alguma área comercial, com certeza já ouviu falar em sistema de automação comercial.
É uma ferramenta bastante utilizada no mercado devido a facilidade que elas trazem para as empresas que a utilizam.
Mas afinal, você sabe o que é um sistema de automação comercial?
Se sim ou se não, fique aqui, pois neste artigo te mostrarei não só o que é e como funciona um sistema de automação comercial, mas também os principais benefícios e como escolher o melhor sistema comercial para a sua empresa.
Vamos lá?
O que é um sistema de automação comercial?
De forma bem simples e clara, um sistema de automação comercial é basicamente a utilização de ferramentas e métodos tecnológicos para automatização de tarefas corporativas no dia a dia.
É uma ferramenta bem útil e que vem mudando a forma de trabalho de muitas corporações, simplificando as diversas tarefas internas da empresa, desde o atendimento até as partes finais do ciclo de uma venda.
Cada vez mais as empresas buscam a automação para agilizar as atividades que, muitas vezes são feitas de forma manual, pois sua utilização evita erros e retrabalhos, uma vez que reduz a intervenção humana.
E traz melhorias inclusive nos resultados de vendas, visto que com um sistema de automação agora os vendedores não precisam se preocupar com diversas partes dos processos que eram feitos manualmente no ciclo de vendas, e focar mais no que realmente importa para eles, as vendas.
Caso queira ver mais sobre o tema, sugiro o artigo do Sebrae, onde eles falam sobre o que é e alguns benefícios também!
Mas primeiro termine de ver este aqui, porque abordarei muitas coisas importantes ainda!
Como funciona um sistema de automação comercial
A automação comercial pode ser habilitada através de soluções tecnológicas, geralmente softwares, que otimizam e automatizam os processos dentro da empresa.
O sistema de automatização facilita demais os processos na hora de vender e gerar engajamento em vendas.
A Reev, por exemplo, traz produtividade aos times de vendas através de envio de e-mails personalizados, automação dos follow-ups, ligações e reuniões, sendo tudo na mesma ferramenta.
Através da união entre processos e pessoas com utilização da tecnologia, buscamos trazer aos nossos clientes a maior produtividade possível, focando sempre nos melhores resultados em vendas.
Diferença entre sistemas de automação comercial e CRM
Como já dito, a automação comercial é uma forma de automatizar, através de softwares, os processos de uma empresa, como por exemplo a Reev.
Já o Customer Relationship Management, o popular CRM, é uma ferramenta que automatiza a interação com o cliente, registrando e organizando todos os contatos entre as oportunidades e a empresa durante o processo comercial.
São 2 ferramentas diferentes, mas pode-se dizer que ambas se complementam nos processos.
Elas trabalham muito bem juntas, visto que quando integradas otimizam o processo comercial como um todo, de ponta a ponta, facilitando demais as atividades da empresa.
Por que é importante você adquirir um sistema de automação comercial em sua empresa?
Obter um sistema de automação comercial em sua empresa vai otimizar diversos processos, pois ferramentas como essas ajudam a dar conta de todas as operações comerciais de sua empresa.
Com a automação as informações passam a estar bem mais organizadas em relatórios personalizados e integrados entre a área de vendas e as diversas outras áreas da empresa, trazendo assim, mais agilidade e estratégia, além de melhorar as tomadas de decisões na empresa.
O time de vendas, por exemplo, consegue ter informações mais acessíveis e obtê-las de forma mais rápida, além de poderem realizar um atendimento melhor e mais eficiente.
Já os gestores conseguem obter um maior e mais adequado controle das atividades que são feitas, desde pequenas ações do time até a jornada de trabalho de cada colaborador.
A automação reduz erros humanos na operação e otimiza demais o tempo do time, trazendo melhorias nos processos.
Com uma ferramenta de automação, por exemplo, consegue-se melhorar a experiência de compra do cliente com Sales engagement, e como sempre dizemos aqui na Reev, o futuro em vendas está em engajamento, visto que ele une pessoas e processos através da tecnologia, e é o elemento que precede a experiência de compra.
Através de muitas pesquisas, para o nosso Report: Crack the Sales 21, analisamos que trabalhar com engajamento e fluxos semi-automatizados é a chave para aumentar as vendas e os resultados da empresa.
Fluxos semi-automatizados, por exemplo, convertem bem mais que o dobro comparados aos fluxos automáticos, como mostra o gráfico a seguir:
Hoje, é primordial para as empresas que querem se destacar no mercado e subir de nível, não só incluir Sales engagement em seu processo, mas também trabalhar com um número ideal de fluxos.
Ainda falando sobre alguns dados do nosso Report: Crack the sales, o ideal para obter bons resultados é ter ao menos 5 fluxos, pois utilizar menos que 5 fluxos é perder uma boa fatia do mercado, como mostra o gráfico a seguir:
Ao analisar o mercado, vimos ainda que algo diferencia demais as empresas com alta performance do restante.
Primeiramente o uso de estratégias omnichannel equilibradas e, o mais importante, o uso de gatilhos automáticos nos fluxos de cadência!
O gráfico acima mostra o percentual de usuários que utilizam dos gatilhos automáticos em seus fluxos de cadência.
Se torna explícito que o maior percentual de usuários utilizam gatilhos dentro da alta performance, consequentemente todos eles alcançam pelo menos 25% de conversão.
E 60% desses usuários chegam a alcançar pelo menos outros 60% de taxa de conversão.
5 principais benefícios da automação comercial para sua empresa
Como visto até aqui, o sistema de automação comercial otimiza e melhora bastante os processos internos nas empresas.
E agora, vejamos 5 grandes benefícios que sua empresa terá com processo de automação comercial:
1. Aumento da produtividade
É fato que em todas as empresas existem tarefas burocráticas, que demandam muito tempo dos profissionais responsáveis.
Tempo esse mal gasto, visto que poderia ser reduzido com o uso de um sistema de automação comercial e o restante do tempo, usado para algo mais importante dentro da empresa.
A automatização de processos reduz o tempo para realizar as tarefas, e atividades manuais e burocráticas, que ao invés de serem feitas por humanos dão espaço para os meios tecnológicos que simplificam o trabalho.
2. Gestão de clientes eficiente
A gestão dos clientes fica muito mais fácil com automação comercial. Um software que organize os dados dos clientes e leads, e permita gerenciar os contatos e evolução adiantará muitos processos.
Em um software de automação, vai ficar muito mais fácil definir metas e guiar as equipes para os objetivos traçados com mais organização e estratégias.
Sempre pensando no melhor para o seu cliente, através de seus históricos e análise de suas particularidades, pois clientes satisfeitos e fidelizados podem significar um grande salto para os negócios.
3. Relatórios de vendas
A automação comercial proporciona um alto nível de controle nas operações comerciais das empresas, e a área de vendas se beneficia demais com ela.
Com um sistema de automação comercial, é possível o acompanhamento de qualquer informação em tempo real.
A organização das metas e melhor planejamento estratégico para alcançar os melhores resultados para a sua empresa com relatórios e dados completos e precisos, fica muito mais fácil e sem muito esforço.
Essas informações organizadas irão orientar as melhores tomadas de decisão e aumentar os potenciais da sua empresa.
4. Integração do banco de dados
Com um sistema de automação comercial acontece uma integração de dados completa da sua empresa, fazendo com que cada operação seja mapeada e cada resultado registrado.
O que vai tornar muito mais fácil a análise de desempenho dos setores da sua empresa, além de tornar mais fácil traçar os objetivos e identificar problemas.
Neste caso, o alinhamento também será um ponto positivo, visto que os dados serão compartilhados de maneira mais segura e transparente.
5. Segurança de informações
Seria muito risco confiar praticamente todos os dados da sua empresa em uma ferramenta que fosse facilmente manipulada e invadida, não é mesmo?
Mas fica tranquilo que esse não é o caso.
Estes sistemas contam com criptografia e tecnologias de inteligência artificial que garantem a total segurança das informações, tanto dos seus clientes quanto da sua empresa.
Não só protegem os dados de sua empresa, como alguns sistemas mais completos, ainda permitem a definição e permissão de visualização, ou seja, você pode definir o que os usuários podem visualizar e quais atividades cada um pode realizar dentro do sistema.
6 motivos para você adquirir um sistema de automação comercial na sua empresa
Se tudo o que te escrevi até aqui não foi o suficiente para a decisão da contratação de um sistema de automação comercial, não tem problemas, trago agora mais 6 motivos para você adquirir um sistema de automação comercial na sua empresa:
1. Redução de custos
Com um sistema de automação comercial, o volume de trabalho manual e tempo são reduzidos e o processo é otimizado, causando assim um impacto direto na redução dos custos.
Com a melhora deste processo, os colaboradores podem se voltar às tarefas que precisam de mais assertividade e atenção, e há diminuição de erros nas tarefas diárias, o que também resulta em diminuição de custos com trabalhos extras.
Dessa forma, alguns custos desnecessários que sua empresa faz diminuirão bastante, principalmente em grandes operações comerciais, a redução será gigante.
2. Melhor acompanhamento de prospecções e vendas;
Para aumentar as vendas e conquistar a confiança dos clientes, todo negócio precisa dar atenção ao consumidor, conquistando-o e retendo-o.
Aqui entramos em um ponto que sempre falamos aqui na Reev, que são os engajamentos em vendas.
Com uma ferramenta de automação, fica muito mais fácil fazer o acompanhamento e gerir as tarefas diárias deste engajamento.
O Software mostrará os dados dos clientes, permitirá a gestão de mensagens e contatos, automáticos ou não, e acompanhar a maturidade dos clientes e próximos passos a serem tomados.
A experiência de compra do cliente melhora muito com Sales engagement, por isso, vale a pena investir em engajamento no seu processo de vendas!
E caso você queira ver mais sobre Sales engagement, vou deixar aqui um artigo que fala exatamente porque o futuro em vendas está em engajamento.
3. A automação comercial promove agilidade e qualidade no atendimento
Continuando a falar sobre engajamento em vendas, hoje os clientes desejam ser atendidos de forma rápida e personalizada, o que requer bem mais agilidade no processo.
E se você leu o nosso Report: Crack the Sales 2021 com certeza viu informações relacionadas a uma pesquisa sobre a experiência de compra feita em 2018 pela PwC, uma das maiores empresas de pesquisa, auditoria e consultoria do mundo.
Esta pesquisa mostrou os 2 pontos fundamentais que compõem uma experiência de sucesso no ponto de vista do cliente, que são:
- Eficiência: velocidade e conveniência em resolver problemas;
- Serviço Humano, Experiente e Amigável.
Estes 2 pontos juntos, feitos de forma bem feita só é possível com a utilização de um sistema de automação comercial, como o da Reev, por exemplo.
Um bom engajamento em vendas, requer estes 2 pontos, que requerem a junção de processos entre pessoas e tecnologia, ou seja, automação!
E se eu posso te dar uma dica é baixe e leia o nosso Report: Crack the Sales, pois o conteúdo dele está muito avançado.
Ou ao menos, leia os 10 insights valiosos do Report Crack the Sales 2021
4. Gestão de tarefas individuais ou por equipe
Com uma ferramenta de automação comercial vai ficar muito mais fácil de gerir as equipes comerciais da sua empresa.
A ferramenta não só vai te ajudar a ver as tarefas diárias e desempenho da equipe nos processos, mas também vai ajudar a monitorar a evolução do time e pontos a melhorar para alcançar o mais alto nível do processo.
E se você é gestor, gerente, diretor ou até mesmo CEO, você sabe que a organização dessas informações é extremamente importante para um bom gerenciamento das equipes.
5. Contabilidade e gestão financeira de forma mais fácil e automatizadas
As movimentações financeiras dentro de uma empresa ocorrem em alto volume, o que requer grande organização para manter tudo em dia, e dependendo do tamanho e volume das movimentações, apenas seres humanos não dão conta do recado.
Certamente haveriam muitos erros humanos e inclusive mais facilidade para corrupção, como desvios de dinheiro, etc.
Por isso, neste caso, o melhor a se fazer é obter um sistema comercial que vai ajudar sua empresa nesse processo.
Todo processo de registro de movimentações e organização das contas fica a cargo do software de gestão, que automatiza todo processo, facilitando bastante a gestão financeira.
E acredite manter o controle sobre cada movimentação vai facilitar e garantir um entendimento muito melhor sobre contas a pagar e receber
6. Monitoramento de desempenho
Aqui chegamos ao que talvez seja um dos principais benefícios da automação no processo comercial, que é o monitoramento de desempenho.
Para ter uma boa equipe, é necessário um gestor que não apenas saiba lidar e liderar pessoas, mas também um profissional que saiba analisar oportunidades de mercado e melhorias no time.
E a automação vai tornar isso possível sem que seja necessário investir muito tempo nessas atividades.
Através de dashboards personalizados e KPIs personalizados, o acesso e visualização dessas informações será muito mais fácil.
Como escolher o melhor sistema comercial para sua empresa?
Agora que você entendeu a importância de um sistema de automação comercial, chegou a hora de eu te ajudar com dicas de como escolher um bom sistema comercial.
E o que gostaria de ressaltar aqui, é que não há uma resposta exata como “o sistema X é o melhor sistema comercial do universo”, pois o melhor sistema vai depender bastante da sua empresa e de seus processos.
Mas antes de sair buscando, é importante que você faça algo:
Analise quais processos automatizar
Fazer a análise dos processos da sua empresa para definir quais os que necessitam serem automatizados, vai te fazer entender os pontos críticos do seu negócio, direcionando melhor seus investimentos.
E com um melhor direcionamento do investimento, você evita gastar dinheiro com coisas desnecessárias.
Se aprofunde nos processos operacionais da sua empresa, para que assim você consiga mapear as execuções identificando dificuldades, tarefas repetitivas que não agregam valor e também oportunidades de melhoria.
Pesquisa de mercado
Após uma criteriosa análise e definição dos processos a serem automatizados, chegou a hora de fazer uma pesquisa de mercado para ver os melhores sistemas e qual pode melhor te atender.
Nesta etapa, é importante que você leve em conta algumas informações como:
- Os recursos que esse sistema oferece atendem sua empresa?
- Suas funcionalidades estão de acordo com o que a sua equipe precisa?
- O investimento está de acordo com o seu orçamento?
- Você consegue sustentar esse investimento a longo prazo?
- As opções de contrato são flexíveis?
- Existem taxas escondidas (muita atenção às letras miúdas)?
- O sistema é intuitivo e seguro?
Faça uma lista dos recursos necessários para seu atendimento, e para ir filtrando melhor conforme vai conversando com as empresas, analise a facilidade de acesso e uso e também a manutenção do sistema.
Veja também pontos importantes como:
- Suporte de atendimento ao cliente importante;
- Segurança dos dados;
- Possibilidade de fazer upgrade de recursos adicionais.
Fazendo uma avaliação bem criteriosa dos sistemas, defina o melhor para sua empresa e boa sorte!
Você pode realizar um período de teste e entender melhor como o software vai performar na sua operação para então decidir se realmente vai adquiri-lo ou não.
Se posso te dar uma dica, a plataforma Reev tem tudo isso e muito mais! Se quiser, sinta- se livre para fazer uma consulta falando com um de nossos consultores.
Conclusão
Deu para entender a importância de um sistema de automação comercial para sua empresa, não é?
Sem dúvidas, eles facilitam e otimizam demais os processos, evitam erros e reduz o tempo de diversas tarefas que antes eram feitas de forma manual pelo time, mas que agora são feitas de forma instantânea pelos sistemas de automatização.
E para te ajudar mais com seus processos, deixarei disponível para você nosso E-book de Sales Engagement, completinho para você desenvolver e melhorar ainda mais seu processo de vendas.
Até mais.
