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Como criar e gerenciar fluxos de cadência no Reev

Como você já deve ter percebido, o Reev foi feito exatamente para facilitar a criação e gestão dos seus fluxos de cadência. A nossa ideia é tornar o processo mais simples e automático, para que você perca menos tempo elaborando e enviando e-mails.
Nesse texto vou te contar como funciona a área de fluxos de cadência no Reev, e te explicar em detalhes como você pode criá-los e gerenciá-los. E se você não se lembra bem o que são fluxos de cadência, temos um ótimo texto sobre isso no blog da Outbound Marketing.
Se você quer conhecer melhor essa área do Reev e aprender a usá-la, não pare de ler!

SEU PRIMEIRO FLUXO DE CADÊNCIA

Se você é a primeira pessoa a usar o Reev na sua empresa, ele ainda não terá nenhum fluxo de cadência salvo no sistema. Sendo assim, você precisará criar o primeiro, e é muito simples.
Tudo o que você tem que fazer é entrar na área Fluxos de Cadência, no canto superior direito, e então clicar em “Novo Fluxo de Cadência”, como na imagem abaixo. Em seguida, você deve seguir os passos que explico no item “criando um fluxo do zero” desse texto.
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Lembre-se que, caso seja sua primeira vez usando o Reev, você precisa primeiro criar templates, para que possa adicioná-los no fluxo de cadência. Temos um texto só sobre isso aqui.

CRIANDO UM FLUXO DE CADÊNCIA

Se você já usou o Reev outras vezes, ao abrir a área de fluxos de cadência você verá uma tela parecida com essa: img3
Para criar um novo fluxo, basta clicar no local sinalizado pela seta vermelha na imagem acima. Ao clicar na seta, aparecerão as seguintes opções:
Captura de tela 2017-01-31 às 16.23.14

  •  Em branco: ao clicar nessa opção, você criará um fluxo do zero.
  •  Biblioteca: ao clicar nessa opção, você pode selecionar um dos fluxos já criados por você ou por seus colegas, usando-o como modelo para o seu fluxo.

CRIANDO UM FLUXO DO ZERO

Ao decidir criar um fluxo do zero, ou seja, um fluxo em branco, uma página com o título “Novo Fluxo de Cadência” surgirá, com as seguintes opções a serem preenchidas:
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1. Nome do fluxo: nesse item você deve inserir um nome para identificar o Fluxo de Cadência que criou. Para isso, basta clicar na caixa de texto e digitar o que deseja. O cliente não tem acesso à essa informação, ou seja, o nome do fluxo só pode ser visualizado no Reev.
2. Objetivo de envio diário: um objetivo de envio diário é o número de leads, dentre todos os contatos do fluxo, que serão ativados diariamente. Ao selecionar esse campo, você cria uma fila de contatos, que serão ativados em sequência de acordo com o objetivo diário inserido.
3. Enviar e-mails: aqui você deve selecionar em quais dias da semana você deseja que aquele fluxo envie e-mails para os leads. Por exemplo, caso você deseje que os leads do fluxo recebam e-mails apenas segunda, quarta e sexta, você deve dar um “check” apenas nesses dias. É importante ressaltar que os e-mails não serão necessariamente enviados toda segunda, quarta e sexta, mas sim de acordo com a frequência que será definida em “Ações”, conforme explicado no item “4” abaixo.
4. Ativar fluxo após a criação: você deve dar um “check” nessa opção caso deseje que o seu fluxo de cadência seja ativado logo após você clicar em “criar fluxo” no final da página. Caso você deseje apenas armazenar o fluxo para ativá-lo em outro momento, você não deve dar um “check” nessa opção.
5. Ações: aqui você deve definir a sequência de e-mails que deseja enviar e a frequência de envio. É importante ressaltar que você pode usar um mesmo template em mais de um fluxo de cadência, basta selecioná-lo quando for criar o fluxo, conforme descrito nos itens abaixo.
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  •  Você deve organizar os e-mails de acordo com a ordem em que deseja enviá-los. Ou seja, na primeira linha você deve colocar o primeiro e-mail que os leads irão receber, na segunda linha o segundo, e por aí vai.

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  •  No primeiro dropdown, selecione o template que deseja enviar aos leads. O template precisa ser criado separadamente e já estar no Reev para ser selecionado. Vou contar um pouco melhor sobre a criação de templates em outro post do blog.
  •  No segundo dropdown, você deve definir a frequência de envio do template, com base no template anterior.
    •  Imediatamente: Se você selecionar “Imediatamente”, esse e-mail será enviado imediatamente após o e-mail anterior e, caso não tenha um e-mail anterior, será enviado imediatamente após a criação do fluxo.
    •  Após x dias/semanas às y: Você deve definir após quantos dias desde o último e-mail enviado você deseja que o e-mail em questão chegue na caixa de entrada do lead, e em qual horário. Por exemplo, se você marcar “após 2 dias às 10h:00”, esse e-mail será enviado 2 dias após o último e-mail, às 10 da manhã.

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  •  Para apagar um e-mail da sequência, basta clicar na lixeira no canto direito da linha onde se encontra o e-mail.

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  •  Para adicionar mais e-mails, clique em “Adicionar ação”.

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6. Contatos: aqui você deve definir quais contatos você gostaria que entrassem no seu fluxo de cadência.
img10i. Clique em “Inserir contatos”:
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ii. Caso deseje inserir pessoas da base de contatos já existente no Reev, vá para o item iii. Caso deseje inserir contatos não existentes no Reev, vá para o item v.
iii. Clique em “Base de contatos”:
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iv. Selecione os contatos que deseja e clique em “Concluir”. É possível tornar a busca mais fácil, usando os filtros presentes na parte superior da caixa de diálogo:
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  •  Todos os fluxos: nesse filtro, você pode selecionar o fluxo no qual o(s) contato(s) que você está procurando se encontra(m).
  •  Todos os status: nesse filtro, você pode filtrar os seus contatos de forma a mostrar apenas aqueles que se encaixam no status desejado. Por exemplo, se você selecionar “ativos”, apenas os contatos ativos serão apresentados.
  •  Buscar contato: aqui você pode digitar o nome do contato que você está procurando.

v. Para adicionar contatos manualmente, clique em “Manualmente”:
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  •  Clique na caixa de diálogo e insira as informações dos contatos separadas por vírgula da seguinte forma: Nome, E-mail, Empresa, Cargo. Quando finalizar, clique em “Concluir”
  •  Por fim, clique em “Criar fluxo”.

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Ao final desse processo, você terá criado um fluxo de cadência, que pode ser editado quando você quiser, mesmo depois de ativado (vou te contar como fazer isso ao longo desse texto!).

UTILIZANDO UM FLUXO JÁ EXISTENTE

Ao selecionar a opção Biblioteca, você pode utilizar fluxos já existentes no Reev como modelo.
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Ao clicar nessa opção, você verá uma tela parecida com essa:
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Aqui você tem acesso a todos os fluxos já criados por você e por seus colegas de trabalho, além das estatísticas referentes a cada um deles. Isso permite que você utilize fluxos com bons resultados de qualquer pessoa, além de facilitar a gestão do conhecimento.
Ao clicar em um dos fluxos da biblioteca, a tela de criação do fluxo de cadência é aberta, mas desta vez com as informações já preenchidas. Caso você deseje mandar exatamente o mesmo fluxo, basta selecionar “Criar fluxo”. Caso você deseje editar o fluxo escolhido, basta modificar as variáveis conforme descrito no item “Criando um fluxo do zero”.

EDITANDO UM FLUXO

Mesmo após a ativação de um fluxo, é possível editá-lo. Suponha que você criou um fluxo de cadência e, após o envio do primeiro e-mail, você percebe que cometeu um erro nos demais emails programados.
Nesse caso, basta você selecionar a opção “Editar” do fluxo, na área de Fluxos de Cadência.
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Ao clicar nessa opção, abrirá uma tela similar à de criação do fluxo de cadência, e tudo o que você tem que fazer é editar os pontos que deseja, conforme descrito no item “Criando um fluxo do zero”.
Caso você deseje editar um e-mail dentro do fluxo, basta clicar em “pré-visualizar”, e então em “editar”. Isso editará apenas aquele e-mail no fluxo em que ele se encontra, não afetando o template nem os outros fluxos que utilizam o mesmo template.
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Após finalizar as edições no fluxo, basta clicar em “Salvar”.
Já caso você deseje deletar um fluxo de cadência, basta clicar na seta ao lado direito do fluxo, e então selecionar a opção “excluir”. Também é possível fazer isso clicando em um fluxo, e depois no botão “opções”, no canto superior direito.
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GERENCIAMENTO E ANÁLISE DOS FLUXOS

Na área de fluxos de cadência é possível ter acesso a várias informações a respeito do desempenho de cada fluxo.
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Como você pode ver na imagem acima, ao lado do nome de cada Fluxo de Cadência, é possível analisar:

  • Contatos: número total de contatos no fluxo de cadência.
  • Resposta: taxa de resposta do fluxo de cadência, ou seja, dentre todos os e-mails enviados no fluxo, qual a porcentagem desses e-mails que foram respondidos, positiva ou negativamente.
  • Conversão: taxa de conversão do fluxo de cadência, ou seja, dentre todos os e-mails enviados no fluxo, qual a porcentagem desses e-mails que resultou na conversão de leads. A conversão de um lead significa que determinado contato, que antes estava ativo no fluxo de cadência, foi marcado como “oportunidade”. Explico em mais detalhes o que significa cada informação de um contato nos itens abaixo.

Essas informações podem ser muito úteis para avaliar a qualidade e o desempenho dos seus fluxos de cadência, e para que você possa compará-los entre si e testar diferentes estratégias.
Caso você deseje uma análise mais específica do desempenho individual de cada e-mail do fluxo de cadência, basta clicar no fluxo que você deseja, e você verá uma tela parecida com essa:
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Na parte superior do fluxo, é possível ativá-lo ou desativá-lo, basta clicar em “Fluxo ativo”.
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Logo abaixo do nome do fluxo estão dispostas informações específicas a respeito do fluxo:
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A. Número de e-mails programados dentro do fluxo
B. Duração total do fluxo, conforme programado durante sua criação
C. Dias em que os leads podem ser contactados pelos e-mails do fluxo
D. Objetivo diário de leads para entrar em contato
Na caixa cinza, estão dispostas informações específicas a respeito do desempenho do fluxo:
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A. Contatos: número total de contatos dentro do fluxo. Ao clicar no ícone “?”, você pode visualizar quantos desses contatos estão ativos, pausados, não iniciados e finalizados.
B. Conversão: taxa de conversão do fluxo de cadência, ou seja, dentre todos os e-mails enviados no fluxo, qual a porcentagem desses e-mails que resultou na conversão de leads. A conversão de um lead significa que determinado contato, que antes estava ativo no fluxo de cadência, foi marcado como “sucesso”. Ao clicar no ícone “?”, é possível verificar, dentre todos os leads do fluxo, quantos foram perdidos e quantos foram marcados como oportunidade.
C. Rejeição: trata-se da porcentagem de e-mails, dentre todos enviados, que foram rejeitados pelo servidor de e-mails dos leads. A rejeição dos e-mails pode acontecer por diferentes razões: quando o e-mail do lead está incorreto (não existe), quando a caixa de entrada do lead está cheia, quando o e-mail enviado era longo demais, dentre outros motivos.
Na aba “Fluxo”, é possível verificar todos os e-mails do fluxo de cadência e suas respectivas informações de abertura, resposta e conversão:

  1. Abertura: taxa de abertura do template, ou seja, dentre todos os e-mails enviados usando esse template, qual a porcentagem desses e-mails que foram abertos. Esse dado está diretamente relacionado à eficácia do assunto do template, o qual impacta diretamente no interesse do lead em abrir o seu e-mail.
  2. Resposta: taxa de resposta do template, ou seja, dentre todos os e-mails enviados usando esse templates, qual a porcentagem desses e-mails que foram respondidos, positiva ou negativamente.
  3. Conversão: taxa de conversão do template, ou seja, dentre todos os e-mails enviados usando esse template, qual a porcentagem desses e-mails que resultou na conversão de leads. A conversão de um lead significa que determinado contato, que antes estava ativo em um fluxo de cadência, foi marcado como “sucesso”. Este dado demonstra a eficácia do template como um todo, não apenas do assunto, mas especialmente do conteúdo do mesmo.

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Na aba “Contatos”, você tem acesso a todos os contatos que fazem parte do fluxo de cadência.
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É possível filtrar os contatos utilizando o filtro presente na parte superior da tabela com os contatos. Além disso, cada coluna possui um significado:

    • Contato: nome do lead
    • Empresa: empresa do lead
    • Etapa do fluxo: representa quantos e-mails o lead ja recebeu, dentre todos os e-mails planejados do fluxo de cadência. Por exemplo, 1/5 significa que o lead recebeu 1 e-mail de um fluxo com 5 e-mails programados. 
      • Um “check” verde: Significa que o lead recebeu o último e-mail do fluxo, mas ainda não leu.
      • Dois “checks” verdes: Significa que o lead recebeu e leu o último e-mail do fluxo.
      • “X” vermelho : Significa que o e-mail foi rejeitado
      • Seta: Significa que o lead recebeu, leu e respondeu o último e-mail do fluxo.
    • Status:
      • Ativo: esse lead recebe todos os e-mails do fluxo de cadência no qual ele se encontra.
      • Finalizado: esse lead não receberá mais e-mails do fluxo no qual ele se encontra. Você marcará um lead como finalizado quando não planeja mais interagir com ele naquele fluxo. O lead também pode ser finalizado automaticamente, quando sua qualificação é mudada para “Perdido” ou para “Oportunidade”.
      • Pausado: esse lead não receberá e-mails até que você mude seu status para ativo novamente. Você marcará um lead como pausado quando deseja que ele pare de receber os e-mails apenas por um período de tempo, ou seja, ainda deseja interagir com ele naquele fluxo. Ele também pode ser pausado automaticamente, quando o lead responde a algum email do fluxo.
    • Qualificação:
      • Lead ativo: Corresponde aos leads ativos em um fluxo de cadência, que ainda não corresponderam positiva ou negativamente aos e-mails. Um lead é ativado automaticamente quando o fluxo de cadência no qual ele se encontra é ativado.
      • Lead inativo: Corresponde aos leads inativos (ou seja, que não estão em nenhum fluxo de cadência) ou finalizados. Um lead pode ser automaticamente definido como inativo, quando ele sai de um fluxo ou quando foi marcado como “Finalizado”. Também é possível alterar o status de um lead para inativo manualmente.
      • Oportunidade: Corresponde aos leads ativos em um fluxo que responderam positivamente a um e-mail de um fluxo de cadência. Um lead só pode ser definido como Oportunidade manualmente.
      • Perdido: Corresponde aos leads que deram uma resposta negativa a um e-mail de um fluxo de cadência. Um lead só pode ser definido como Perdido manualmente.
    • Para alterar o status ou qualificação do lead individualmente, basta clicar no item e fazer a mudança desejada. Por exemplo, caso deseje pausar um lead específico, basta clicar em cima do status “Ativo” e selecionar “Pausado”.
    • É possível alterar o status e a qualificação de vários leads ao mesmo tempo:
      • Selecione os contatos desejados dando um “check” no lado esquerdo da tabela. Para selecionar os contatos, você pode usar ou não os filtros disponíveis.
      • Clique em Ações.
      • Selecione Status ou Qualificação, caso deseje mudar o status ou a qualificação de todos esses leads ao mesmo tempo.
      • Escolha a ação que deseja executar e todos os contatos selecionados serão modificados.

CONCLUSÃO

Quer saber mais sobre como criar fluxos de cadência no Reev? Entre em contato com a nossa equipe no e-mail contato@reev.co!
E se você ainda não usa o Reev e quer saber mais como os fluxos de cadência do Reev podem ajudar você e sua empresa? Marque uma conversa com a gente, sem compromisso 😉